Att dokumentera eller inte dokumentera inom äldre­omsorgen

Socialstyrelsen vill öka standardiseringen av biståndshandläggningspraktik inom äldreomsorgen. Dokumentationen – det vill säga hur handläggarna dokumenterar i utredningar och motiverar sina beslut – har lyfts fram som en av de rutiner som behöver standardiseras. Man menar på att man kan öka rättssäkerheten och jämlikheten i behovsbedömningsprocessen om man standardiserar dokumentationspraktiken inom äldreomsorgen. Utrednings- och bedömningsverktyget Individens behov i centrum, IBIC, togs fram i syfte att ge stöd till att formulera nuläge och mål, med fokus på individuella behov hos äldre och personer med funktionsnedsättningar.

Enligt en lägesrapport från Socialstyrelsen har IBIC implementerats inom äldreomsorgen i 106 kommuner i Sverige, motsvarande cirka 36 procent av det totala antalet kommuner. Det finns dock knapphändiga belägg för att verktyget har fungerat som det var avsett. Det saknas också inblick i hur biståndshandläggarna själva resonerar när det gäller dokumentationspraktiken. Detta är bakgrunden till ett nystartat forskningsprojekt vid Uppsala universitet.

Vad och hur handläggare inom äldreomsorgen dokumenterar i personakter innehållande utredningar, beslutsdokument och journalanteckningar – den så kallade dokumentationspraktiken – har ägnats uppmärksamhet när praktiker och äldreomsorgspolitiker diskuterar den tilltagande standardisering som den svenska äldreomsorgen anses behöva genomgå. Uppmärksamheten som denna debatt har ägnats är utan tvivel befogad: Hur bedömningar och beslut dokumenteras är nämligen en central del av myndighetsutövningen inom äldreomsorgen eftersom den ligger till grund för de prioriteringar som biståndshandläggare måste göra då äldre i behov av hjälp och stöd ansöker om välfärdssektorns tjänster.

Införandet av IBIC är det tydligaste exemplet på hur man föreställer sig att standardiseringskraven ska kunna genomföras. Både införandet och implementeringen av IBIC har dock resulterat i en långdragen process inom äldreomsorgen. Enligt Myndigheten för vård- och omsorgsanalys verkar de tänkta fördelarna med IBIC än så länge bara ha uppkommit i begränsad utsträckning på en övergripande nivå.

Biståndshandläggningen inom äldreomsorgen har alltså ännu inte standardiserats så som standardiseringsförespråkarna har önskat och lyckats med inom andra områden inom socialtjänsten. Vi tror att en av anledningarna till att det har gått långsamt med vidareutvecklingen av dokumentationspraktiken är att man inte har fokuserat på hur biståndshandläggare inom äldreomsorgen faktiskt resonerar om dokumentationspraktiken. Deras röst saknas i debatten och utan den kommer vi inte att kunna vidareutveckla biståndshandläggning inom äldreomsorgen

Forskning har visat att biståndshandläggning med äldre skiljer sig åt från den biståndshandläggning som utövas inom andra verksamhetsområden inom socialtjänsten. Det är bland annat därför som den unika kompetens som biståndshandläggare inom äldreomsorgen besitter måste tas tillvara. Detta är en av bevekelsegrunderna till vårt projekt Dokumentationspraktik inom äldreomsorgen: en studie av biståndshandläggares akter och syn på dokumentation. Projektet finansieras av den kringresurs som tilldelas av samhällsvetenskapliga fakulteten till professuren i social­gerontologi som Sandra Torres innehar.

Standardiseringskraven är dock inte den enda anledningen till att projektet har satts i gång. Ytterligare en aspekt av kunskapsläget kring dokumentation är att man inte har analyserat hur akter inom äldreomsorgen används av biståndshandläggare – det vill säga vad de väljer att dokumentera eller låter bli att dokumentera, samt vilken detaljrikedom de använder sig av då de dokumenterar, och varför.

Det finns få studier som specifikt fokuserar på dokumentationsfrågan i behovsbedömningen. Med tanke på den centrala rollen som dokumentation spelar i myndighetsutövning är avsaknaden av denna typ av forskning förvånansvärd. Att vi hittills har sett så få studier av denna sort är också uppseendeväckande med tanke på att det är via dokumentationen som äldre medborgare i behov av hjälp och stöd blir äldreomsorgsklienter.

Inom ramen för tidigare forskningsprojekt har vi bland annat undersökt behovsbedömningsprocessen och hur biståndshandläggare ser på sin roll, och även hur de resonerar när det gäller de utrikesfödda äldre som de möter i behovsbedömningsprocessen.

I två nya publikationer baserade på ett relativt litet urval av akter (som vi samlat in i ett tidigare projekt har vi visat att kön och bakgrund – svensk- respektive utrikesfödd – kan spela roll för vad som dokumenteras i akterna, hur långa utredningarna är och vilka typer av insatser som beviljas.

Just nu är vi i färd med att starta samarbeten med kommuner i olika län som uppfyller olika kontextuella villkor som kan tänkas ha bäring på hur biståndshandläggare dokumenterar och fattar beslut. Projektets design bygger på att olika kategorier av kommuner medverkar. En av de viktigaste parametrarna som vi önskar en variation av är ärendemängd per handläggare. Vi behöver också representation av kommuner som är olika när det gäller befolkningstäthet och befolkningsutveckling, andel bosatta äldre över 65 samt kommunala förutsättningar och invånares välstånd.

Hittills har Uppsala, Boden, Linköping och Strömsund tackat ja till att delta i projektet. Vi söker samarbete med fler kommuner och hoppas att denna artikel ska väcka intresse bland biståndshandläggare och äldreomsorgschefer runt om i landet.

När det gäller tillvägagångssätt består projektet av två delstudier med olika metodologiska angreppssätt och fokus. Delstudie 1 syftar till att med hjälp av fokusgruppsintervjuer med handläggare i de samarbetande kommunerna besvara forskningsfrågan om hur biståndshandläggare inom äldreomsorgen resonerar kring dokumentationspraktiken, både generellt och i ljuset av IBIC.

Delstudie 2 – som ska besvara forskningsfrågorna om vad som dokumenteras i akterna, hur beslut motiveras och vilka faktorer som spelar roll när insatser beviljas eller avslås – bygger på insamling och analys av 1 200–1 300 akter, vilka kommer att analyseras både med kvalitativa metoder och statistiska tekniker.

Genom kombinationen av olika empiriska material och analysmetoder kommer projektet att belysa både hur biståndshandläggare resonerar om vad de väljer att dokumentera och varför (och vad de låter bli), samt vad och hur de faktiskt dokumenterar. Värt att nämna är också att genom användning av metoder som sällan nyttjas för att analysera aktmaterial inom äldreomsorgen kommer projektet dessutom att bidra med välbehövliga systematiska analyser.

Projektet är unikt – både i ett nationellt och internationellt sammanhang – med tanke på den stora mängd aktmaterial som ska analyseras inom ramen för den svenska äldreomsorgen. Det är också angeläget därför att det kommer att producera kunskap som socialtjänsten förväntas använda sig av, men som få kommuner har möjlighet att investera i att ta fram.

Projektet behöver flera samarbetande kommuner. Verksamheter som medverkar kommer att få möjlighet att beställa analyser baserade på den egna kommunens utredningar. Dessa analyser kan underlätta verksamheternas arbete med systematiska uppföljningar och utvecklingsarbete. Kontakta Maricel Knechtel för mer information.