Tips till första linjens chefers chefer

Denna ”överlevnadsguide” handlar om enhetschefen Edit som är första linjens chef för Vackerberga, ett särskilt boende för äldre personer. Det är en fiktiv beskrivning där läsaren får följa Edit i vardagsarbetet under ett år. I ett antal korta berättelser beskrivs olika situationer och etiska dilemman i möten mellan Edit och brukaren Brita, medarbetaren Maud, anhörige Arne, sjuksköterskan Sussie och vaktmästaren Ville. Varje berättelse följs av en reflektion av författaren, som har en kandidatexamen i socialpsykologi och vid två korta tillfällen med femton års mellanrum själv har arbetat som chef inom äldreomsorgen. Med boken vill hon lyfta fram chefers arbetssituation och förutsättningar för att klara uppdraget i ett kommunalt kaos.

Läsaren tas med i vardagsarbetet och får snabbt en bild av vad det kan innebära att vara första linjens chef i äldreomsorgen. Bokens titel ger indikationer på att det är svårt att vara första linjens chef och att det krävs en guide för att överleva. Det bidrar till att boken har mer fokus på utmaningar än på de positiva möten där brukare och medarbetare i andra sammanhang lyfter fram ledarskapet som betydelsefullt för en god livskvalité och arbetsglädje. Boken är lättläst samtidigt som den sätter fokus på allvarliga frågor om arbetsvillkoren för första linjens chefer. Den inspirerar till nya reflektioner! En övergripande fråga är vad som behöver förändras för att Edit ska kunna bli den hjälte hon förtjänar att ses som.

Vackerberga har trettiotvå lägenheter, fyra korttidsplatser och en dagverksamhet. Utöver verksamhets- och budgetansvar har Edit personalansvar för ett 40-tal medarbetare samt vikarier. Hon har ”10 000 studsande bollar” att hantera och de kommer från såväl brukare, anhöriga, medarbetare, sjuksköterska, vaktmästare, övriga samverkanspartners samt överordnade chefer och politiker. Edit beskrivs som en person som springer på de flesta bollar och hon ägnar sig ofta åt så kallade brandkårsutryckningar för att lösa problem här och nu. Det är svårt att avgöra om det är brist på tid och reflektion eller avsaknad av mod att våga lämna tillbaka ansvaret till överordnade chefer och politiker som gör att Edit avstår från att ställa krav på att få de förutsättningar som krävs för att leda. Samtidigt vore det att lägga allt ansvar på enhetschefen Edit och bilden är enligt min erfarenhet oftast mer komplicerad än så. Ansvaret bör naturligtvis läggas lika mycket på den som kastar bollen, som på den som förväntas ta emot.

När bollarna kommer uppifrån i organisationen är det rimligt att det också finns ett ansvar för att den som förväntas ta emot får de förutsättningar som krävs. Det kan till exempel handla om att första linjens chefer har en formell utbildning om äldre, åldrande och äldre­omsorg samt ledarskap och organisering. Att det finns digitala system som stödjer och bidrar till utveckling av verksamheten, stödresurser för hantering av kringverksamhet och mandat att agera inom givna ramar, det vill säga ansvar för budget i relation till besluten de förväntas fatta.

Det är lätt att se förbättringspotential inom flera områden för både enhetschefen och verksamheten på Vackerberga. Edit saknar specifik ledarutbildning inom området, och bilden som ges av hennes ledarskap är att hon ofta är stressad och ger ett ”rörigt” intryck som chef. Hon saknar både tid för regelbunden egen reflektion och extern handledning, och tvingas utifrån en stark tidspress agera mer eller mindre oreflekterat i flera av de situationer hon är satt att ansvara för. Förutsättningar för ett nära och tillitsbaserat ledarskap saknas, liksom administrativt, ekonomiskt eller informationsteknologiskt stöd som hade kunnat frigöra tid för Edit att vara mer i det direkta ledarskapandet. Inte heller finns den kompetens som krävs generellt hos medarbetarna för att Edit ska kunna delegera flera arbetsuppgifter till andra. Det gör att även bilden av verksamheten blir kaosartad.

En av de första utmaningar som Edit ställs inför handlar om negativa resultat i en brukarundersökning. Andra problem som medarbetare, brukare, anhöriga eller andra kommer till Edit med handlar om bemanning, medarbetarsamtal, dokumentation, värdegrundsfrågor, genomförandeplaner, kvalitetsregister, relations- och känslostyrt ledarskap. Till det kommer krav från överordnade chefer på att genomföra ett större förändringsarbete inom befintliga ramar. Parallellt med allt detta ska Edit dessutom sätta sig in i ett 30-tal olika digitala system för dokumentation och rapportering.

Alla dessa frågor och krav är exempel på det första linjens chefer har att hantera och yrkesverksamma chefer kan säkert känna igen sig i flera av de situationer som beskrivs. Samtidigt är det en del av chefens uppdrag att faktiskt hantera den sortens utmaningar.

I boken lyfts de många relationer som enhetschefen Edit har till olika personer och organisationer fram som ett problem. Ledarskapande inom äldre- och funktionshinderomsorg är ett relationellt arbete, oavsett om chefen har tio, sjuttio eller etthundrafemtio boende, anhöriga, medarbetare och övriga samverkanspartners att förhålla sig till. Ett stort antal medarbetare och boende respektive hemtjänstmottagare samt andra samverkanspartners behöver dock inte vara detsamma som att det är mer svårhanterligt att leda verksamheten. Däremot behöver ledarskapandet ta sig olika uttryck.

Chefer för större verksamheter och med ett stort antal personer inom det egna verksamhetsområdet behöver vara bra på att leda genom andra. Ett värdebaserat ledarskap handlar om att implementera gemensamma värden och att ha tillit till att alla i verksamheten bemöter såväl boende, anhöriga och varandra som andra samverksamheter enligt den värdegrund som sätter riktningen för verksamheten. Då kan enhetschefer som Edit vara trygga i att även andra värnar om de relationer som är betydelsefulla. En viktig uppgift för Edit blir i stället att skapa goda förutsättningar för medarbetarna att agera så att beslut kan tas oberoende av relationen till just enhetschefen.

Ett annat område som lyfts fram i boken är bemanningsproblematiken, där förslaget om en ökad grundbemanning lyfts av medarbetaren Maud. Svårigheter att rekrytera och behålla kompetent personal inom äldreomsorgen har länge varit en fråga som står högt på den nationella agendan för äldreomsorgen. Tidigare beräkningar visar att det är näst intill omöjligt att täcka det behov som finns enbart genom att rekrytera nya medarbetare på motsvarande sätt som görs idag, utan här krävs flera kreativa idéer. En viktig aspekt är att skapa förutsättningar så att de som redan arbetar inom äldreomsorgen känner sig värdefulla, trivs och vill stanna kvar. Här görs redan en mängd olika insatser både på lokal och på nationell nivå.

Sett i ett större sammanhang lyfter boken upp flera av de vardagsutmaningar som första linjens chefer har att hantera och igenkänningsfaktorn är hög. Jag saknar dock vardagsglädjen i äldreomsorgen och exempel på när verksamheten faktiskt fungerar och är attraktiv både för chefer, medarbetare och de som verksamheten är till för. Utifrån flera års erfarenhet av såväl praktiskt arbete som uppdrag som chef, lärare och forskare inom området kan jag konstatera att det också händer mycket som är positivt inom äldreomsorgen.

Exempel är utvecklingen av olika välfärdstekniker, inklusive robotisering, artificiell intelligens och digitalisering, som kan ge andra förutsättningar både för att göra ett gott arbete och för leva ett värdigt liv. Andra exempel är när brukare är delaktiga såväl i planering av den egna omsorgen som i verksamhetens utveckling, såsom rekryteringar av nya medarbetar eller planering av aktiviteter och boendets utformning.

Trots sitt fokus på en mängd olika svåra situationer och relationer som enhetschefen Edit möter under ett år är boken lättsamt och underhållande skriven. Den beskriver flera vardagssituationer som även medarbetare och brukare kan känna igen sig i. Samtidigt infinner sig snabbt en känsla av vemod och sorgsenhet över att Edit har fullt upp med sina utryckningar och sällan hinner arbeta med reflektions- och förändringsarbete tillsammans med brukare och medarbetare.

Med en titt i backspegeln på vad som har hänt inom äldreomsorgen de senaste decennierna är min erfarenhet att det finns många superhjältar, det vill säga chefer som klarar ett ”mission impossible”. Samtidigt saknas forskning om själva ”hur-et”, vad dessa chefer gör som faktiskt får det att fungera.

En fortsatt forskningsfråga handlar om det kommunala kaoset. Vems ansvar är det att fixa det? Vilka förutsättningar ges, lokalt, regionalt och nationellt? Vad innebär det att ledarskapa för en ökad brukarmedverkan?

En annan forskningsfråga handlar om prioriteringar. Här krävs en ökad förståelse och en nära dialog med såväl överordnade chefer som medarbetare om vad uppdraget faktiskt bör innehålla: Vilka frågor är viktigast, och för vem?

Men hurdan är då själva överlevnadsguiden? Vilka tips får enhetschefen Edit? Ett av dem handlar om att dokumentera medarbetarnas fel och brister, till exempel om beslut inte följs eller medarbetaren har ett negativt bemötande för att ha stöd för eventuella åtgärder. Mitt tips är i stället att dokumentera medarbetares förtjänster och när de gör rätt, till exempel när någon lyfter fram en bra idé eller uppvisar ett gott bemötande. Beröm gärna inför andra, men tillrättavisa på tu man hand.

Ett andra tips som Edit får är att göra en lista och diskutera med överordnad chef om vilka uppgifter som kan tas bort från den. Här är min reflektion att parallellt med en ”to-do-list” fundera över vad som är den viktigaste frågan och vad som kan delegeras till andra. Mitt tips är också att samtidigt göra en ”what’s done-list” för att få en bild av det som redan är gjort. Ytterligare tips till Edit handlar om att ställa krav på administrativt stöd för att få utrymme att göra det hon som chef är bäst på. Här vill jag också understryka vikten av en formell chefsutbildning för ökad kunskap om såväl ledarskap och organisering, som äldre, åldrande och äldreomsorg.

Flera av de tips som avslutningsvis ges i boken riktar sig direkt till första linjens chefers chefer. Här tycker jag att författaren ska ha en eloge för att hon till de överordnade lyfter frågor som första linjens chefer ofta ställs inför att hantera själva. Tipset till ledningen är att gasa på för att skapa de förutsättningar som behövs för att Edit ska överleva.

Jag instämmer – med tilläggstipset att köra klokt, så att Edit inte bara överlever utan också kan leva väl i sitt uppdrag som första linjens chef.