Kunskap som håller i längden

När en verksamhet vill utvecklas är det vanligt att olika typer av fortbildning arrangeras för medarbetarna, såsom webbutbildningar, föreläsningar eller seminarier. Ett av Nestor FoU-centers uppdrag är att anordna denna typ av aktiviteter och vår ambition är att den nya kunskapen också ska kunna omsättas i praktiken och skapa förbättringar i verksamheten. Därför har vi utifrån våra egna erfarenheter och aktuell forskning tittat närmare på vilka faktorer som har betydelse för att ett lärande inte ska stanna på individnivå, utan i stället integreras och leva vidare i verksamheten. Detta resulterade i en rapport riktad till första linjens chefer inom äldreomsorgen.

Rapporten är tänkt att fungera som ett stöd under planeringen av olika kompetensutvecklingsinsatser, och utgår delvis ifrån utbildningar inom nutrition och måltider samt psykisk ohälsa som Nestor genomförde 2017–2018. Här presenterar vi fem punkter vi identifierat som särskilt värdefulla att fundera över innan man startar en utbildningsinsats.

• Identifiera behov, förankra syfte och mål: Först och främst såg vi vikten av att beslutsfattare, chef och medarbetare tillsammans i någon mån, definierar ett gemensamt syfte och mål med en utbildningsinsats. Vi upptäckte att när detta inte gjorts var det mycket svårt att integrera den nya kunskapen från en avslutad utbildning i organisationen.
Frågor som kan vara bra att fundera över är till exempel: Varför behövs utbildning, och vad kommer den att bidra med? Kommer kunskapen att vara till nytta för både personal och de äldre? Genom att tydliggöra syfte och mål kan det mycket väl vara så att man upptäcker att det inte är kompetensutveckling som är lösningen på verksamhetens problem, utan kanske något helt annat.

• Visa engagemang för utbildningen: Att chefen visade intresse och deltog aktivt hade stor betydelse för utbildningens legitimitet. Genom diskussioner med medarbetarna skapades engagemang och chefen kunde ge vägledning i vad som skulle prioriteras i förändringsarbetet. Ibland var det inte möjligt för chefen att delta på plats och då blev det extra viktigt att hen signalerade varför utbildningen var viktig och varför den behövdes. I de fall chefen inte var närvarande tyckte många medarbetare att de inte gavs utrymme att lyfta viktiga frågor och motivationen sjönk.

• Lär av varandra och samverka: De allra flesta av deltagarna i utbildningssatsningarna ansåg att det var positivt att olika yrkeskategorier deltog, och att det bidrog till givande och intressanta diskussioner. Överlag var det som uppskattades mest möjligheten till samtal, reflektion och att dela gemensamma problem och erfarenheter. När en utbildning involverar flera yrkeskategorier kan det dock finnas utmaningar att ta hänsyn till. Hierarkier yrkesroller emellan, eller redan befintliga problem, är saker som kan skapa konkurrens och dålig stämning i utbildningssituationen. Det kan också vara så att det finns stora skillnader i kunskapsnivå vilket kan skapa frustration. Ett sätt att motverka detta är att gå igenom deltagarnas förväntningar och förkunskaper redan under planeringen.

• Visa tillit till dina medarbetare och skapa goda förutsättningar: Att visa tillit som chef kan innebära att finnas nära kärnverksamheten, även rent fysiskt, för att kunna förstå och stötta medarbetarna i deras arbete. Ett sätt är att som chef skapa en levande dialog mellan sig själv och sina medarbetare under utbildningens gång. I samband med förändringar kan kritik från medarbetare uppstå och det är viktigt att inte avfärda den, utan i stället bemöta med öppenhet och saklighet.
Något som också kan vara värt att fundera över är vilka som ska delta i utbildningen. Är det bäst att involvera hela personalgruppen, eller skulle det vara bättre att välja ut ett mindre antal personer för att driva kunskapen framåt? Ofta finns det så kallade nyckelpersoner i en organisation som kan inspirera och motivera andra medarbetare. Kan dessa personer få extra ansvarsuppgifter efter att utbildningen är slut? Att möjliggöra ett internt lärande är också viktigt i detta sammanhang.

• Bevara den nya kunskapen i organisationen: För att en kompetensutvecklingsinsats ska leda till bestående förbättringar i en verksamhet krävs mer än en bra utbildning. Utan engagemang på alla organisationsnivåer finns risk att de resurser som behövs för att integrera den nya kunskapen i verksamheten saknas. Utbildningen blir en punktinsats som visserligen uppskattas av medarbetarna, men vi såg att om satsningen inte hade något stöd på ledningsnivå blev det ofta svårt för första linjens chefer att driva utvecklingsarbetet framåt. Utan en plan för hur insatsen skulle följas upp fanns också risken att utbildningen rann ut i sanden, eftersom det hela tiden dök upp nya områden som skulle prioriteras. Det är därför bra att tidigt fundera över strategier för att bevara kunskapen i organisationen, i form av styrdokument, checklistor eller rutiner.
Att innan utbildningens start kontrollera att det som behövs finns på plats är en annan viktig faktor för att utbildningen ska bli värdefull för alla inblandade. Ofta pågår det mycket ute i verksamheterna samtidigt, och det är viktigt att en utbildning inte blir en börda ovanpå allt annat. Vi har sett att frustration lätt kan väckas hos medarbetarna om de inte har möjlighet att använda sig av sin nya kunskap. Om möjligheten saknas är det troligen inte läge för en stor kompetensutvecklingsinsats just nu. Då är det bättre att dra i handbromsen och avvakta tills det går att prioritera annorlunda.

Avslutningsvis vill vi lyfta vikten av att öppna upp för samtal och diskussion på arbetsplatsen i samband med en utbildningsinsats. Det är lätt att fokus hamnar på att ge medarbetare ny kunskap, men det är minst lika viktigt att avsätta tid för att bearbeta och tillsammans vidareutveckla kunskapen.